Sytuacje związane z udzielaniem lub otrzymywaniem informacji zwrotnej nie należą do komfortowych. Z tym niezwykle ważnym aspektem komunikacji wiąże się jednak szereg korzyści. Przede wszystkim informacja zwrotna pomaga nam skorygować obrany kurs i w rezultacie uniknąć porażki. Stanowi też potwierdzenie, tego że robimy coś dobrze. Bez informacji zwrotnej nie jesteśmy w stanie funkcjonować. Nie jesteśmy w stanie rozwijać relacji i osiągać sukcesu zawodowego. Z feedbackiem związany jest też paradoks. Wiemy, że jest potrzebny a jednak nie jesteśmy skłonni go udzielać ani zwracać się o informację zwrotną.

Czego nie lubimy w informacji zwrotnej?

Gdyby rozłożyć ten problem na czynniki pierwsze i dogłębnie zastanowić się nad tym, co właściwie w feedbacku nas przeraża, trzeba by sprowadzić wszystko do dwóch kwestii: tożsamości i więzi. M. Tamra Chandler

Może tak być, że informacja zwrotna kierowana do nas do tej pory, była niewłaściwie skonstruowana. Dlatego teraz na myśl o feedbacku, na przykład od przełożonego, wchodzimy w tryb walki lub ucieczki. Oznacza to, że przyjmujemy pozycję ofensywną, jeśli feedback wywołuje w nas gniew lub defensywną, jeśli się boimy. Feedbackowi naszej sympatii nie przysparza również to, że nie lubimy być oceniani. Tak więc w związku z informacją zwrotną mamy sporo negatywnych doświadczeń i przeświadczeń.

Jakie korzyści daje nam feedback?

Warto jednak spojrzeć na to narzędzie, jako dające nam sporo korzyści. Wielokrotnie słyszymy, że feedback to prezent. Prezent, który wspiera:

  • uzyskanie informacji zwrotnej, potrzebnej nam do podjęcia decyzji o kolejnych działaniach
  • relacje, zwłaszcza jeśli jest udzielany w atmosferze zaufania
  • możliwość rozwoju

Skoro wiemy, że informacja zwrotna jest ważna, to jak posługiwać się nią prawidłowo?

Istotą udzielania feedbacku jest intencja z jaką jest udzielany. Takim pozytywnym celem jest wspieranie innych w doskonaleniu się i rozwoju. Można powiedzieć, że feedback jest narzędziem komunikacji, zawierającej przemyślany komunikat oparty na obserwacjach, skierowanym na pomaganiem innym osobom w rozwoju. Podstawą, by komunikat dotarł do odbiorcy jest dobra relacja i zaufanie. Jednocześnie posługiwanie się dobrą, konstruktywną komunikacją wzmacnia relację.

Więź to punkt wyjścia do zaufania, a zaufanie to punkt wyjścia do feedbacku. M. Tamra Chandler

Pamiętajmy, by w naszej komunikacji była relacja 5:1, czyli pięć pozytywnych komunikatów na jeden negatywny. Taka relacja proponowana jest przez Johna Gottmana, eksperta od badania relacji i komunikacji międzyludzkiej.
Dobry feedback powinien przede wszystkim być: sprawiedliwy, rzetelny, konkretny, w małych, ale odpowiednio częstych dawkach.
Zachęcam do skorzystania z najnowszej wiedzy na temat feedbacku, zawartej w książce Feedback” (i inne brzydkie słowa).
Pochodzi z niej model CONNECT:

  1. CONTEXT – KONTEKST
    Zacznij od jasnego określenia tematu rozmowy. Przedstaw swoje zamiary. Opisz sytuację lub okoliczności będącej przedmiotem rozmowy.  Używaj precyzyjnego języka.
  2. ONE THING – JEDNA SPRAWA
    Skup się na najważniejszej rzeczy, którą chcesz omówić. Zajmij się jedną najistotniejszą sprawą.
  3. NOTICE – DOSTRZEGANIE
    Przedstaw w szczegółach swoje spostrzeżenia, zawierające konkretne zachowania bądź sytuacje, które miałeś okazje zaobserwować lub w których uczestniczyłeś. Opisuj rzeczywistość, nie doszukując się motywów i nie formułując ocen. Nie doszukuj się winy ani nie zawstydzaj.
  4. NO G.R.I.T – BEZ NIEDOMÓWIEŃ
    Unikaj plotek, domysłów, niedopowiedzeń. Mów o tym, co faktycznie wiesz. Nie formułuj ocen ani domniemań. Załóż, że wszyscy mają dobre intencje.
  5. EFFECT – SKUTKI
    Opisz skutki zdarzenia lub zachowania. Przedstaw wpływ na odbiorcę informacji i inne osoby. Podziel się z rozmówcą swoimi przemyśleniami i odczuciami.
    ƒƒOpisz zachowania lub sytuacje w sposób neutralny dla odbiorcy i bez formułowania jakichkolwiek oczekiwań.
  6. CONVERSATION – ROZMOWA
    Sprawdzajcie swoje tezy, wyciągajcie wnioski i planujcie działania. Zrezygnuj z roli wszechwiedzącego. Słuchajcie się nawzajem i próbujcie się zrozumieć. Zadawaj pytania, które rozwiną rozmowę. Nie działaj pochopnie.
  7. TRUST – ZAUFANIE
    Wzmacniaj więzi i pogłębiaj relację. Dbaj o utrzymanie relacji. W tym celu umów się zawczasu na kolejną rozmowę. Wspólnie ustalcie dalszy plan działania. Podejmijcie wzajemne zobowiązanie. W miarę pogłębiania relacji i budowania zaufania, przekazywanie informacji zwrotnych będzie coraz bardziej naturalne i coraz łatwiejsze.

Ten niezwykle ważny temat można pogłębić czytając „Feedback” (i inne brzydkie słowa)” autorstwa M. Tamry Chandler i Laury Dowling Grealish, wydanej przez MT Biznes.
Do pobrania fragment książki: Rodział 7. Odbieranie feedbacku

Feedback

Feedback jako narzędzie komunikacji – Dlaczego konstruktywna informacja zwrotna jest tak ważna i jak to robić dobrze

Comments (4)

  1. Dan

    Odpowiedz

    Useful article! Being able to give feedback in such a way that the person who receives still feels respected and motivated is an art!

    • Admin

      Odpowiedz

      Thank you! As you find this topic interesting, please have a look at our other posts on the power of feedback and the feedback models we recommend.

  2. Zoe Ramzy

    Odpowiedz

    Greetings!
    I hope you are doing well. I am reaching you to contribute a guest post article to your website.
    This is a simple 3 step process:
    1. I will send you some interesting topic ideas for a guest post
    2. You will choose one topic out of those topic ideas
    3. I will send you a high- quality article then on your chosen topic
    Please note that I would just need a backlink within the main body of the article. Let me know if we shall start with the first step?
    Regards,
    Zoe Ramzy

    • Admin

      Odpowiedz

      Hello Zoe,
      I am doing well, thank you! It would be great, if you could send the topics for your guest post.
      best regards,
      Renata Czajkowska

Leave a comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.